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社会人の仕事

名刺交換の基本的なやり方|ビジネスマナーの基礎

2020年7月29日

ビジネスシーンにおける名刺交換の機会は数多く存在します。

しかし、名刺交換のマナーを知らないで恥をかいてしまわないように、正しいビジネスマナーを習得しましょう。

今回は、ビジネスにおける名刺交換の基本的なやり方と手順についてまとめました。

名刺交換で使用する名刺入れのマナー

名刺交換で使用する名刺入れの選び方にもマナーがあります。

ビジネスマナーは「相手を気遣う心」ですので、「自分の好きなもの」ではなく、「相手にとって不快のないもの」として考えて名刺入れを選びましょう。

名刺入れは凹凸のないもの

名刺入れは凹凸のないもの
名刺交換がでは名刺を名刺入れの上に置く場合がほとんどです。

そのため、名刺入れに凹凸があると相手の名刺が置きづらくなりますので、凹凸のないものをえらびましょう。

名刺入れは本革がベター

名刺入れは本革がベター
名刺入れはビジネスライクである本革を基本的に選びましょう。

定期入れとの兼用は相手にとって大切な名刺を「雑に扱われている」ような印象にも受け取られるので、言うまでもなくNGです。

また、アルミケースの名刺入れを持っている学生の方や新入社員も多く見受けられますが、「ちゃっちい印象」はぬぐい切れないですし、訪問先で万が一落としたときに床を傷つけかねません。

名刺入れの色は「ブラック・ブラウン・ネイビー」がベター

名刺入れの色は「ブラック・ブラウン・ネイビー」がベター
名刺入れの色はビジネスライクである「ブラック・ブラウン・ネイビー」がおすすめです。

女性の方は落ち着いた色のパステルカラーでも相手から受けられやすいですが、金色や黄色など派手な色はもちろんですが、できるだけ落ち着いた色のものを選びましょう。

名刺入れはある程度厚みのあるもの

名刺入れはある程度厚みのあるもの
名刺入れはスリムなデザインのものが珍しくありませんが、薄いと収納枚数が少ないということですので、ビジネスシーンでは厚めの名刺入れが重宝します。

受け取った相手の名刺が名刺入れに入らないという事態を避けるためや、自分の名刺を入れられる枚数が少なく「名刺が切れてしまった」ということがないようにある程度厚みは必要です。

名刺入れは「間仕切りのある二つ折り」がベスト

名刺入れは「間仕切りのある二つ折り」がベスト
名刺入れは「間仕切りのある二つ折り」がおすすめです。

相手から頂いた名刺は手前側、自分の名刺は奥川に入れておくようにすると、名刺交換のときに「間違ってもらったお客様の名刺を渡してしまった」ということも避けられますし、自分の名刺も準備がしやすいです。

名刺交換のやり方と手順

名刺交換は、主に「名刺を差し出すのみ」「名刺を受け取るのみ」「同時交換」の3つのパターンがありますが、ビジネスシーンでは、「同時交換」の場合がほとんどです。

名刺交換はお互いに向き合って、原則として立って行うことがマナーで、テーブル超しではなく、必ず相手の正面移動してから行いましょう。

しかし、喫茶店など特殊な環境で名刺交換を行う場合は、周囲の人への配慮を優先して座ったまま交換をすることもありますが、その場合は「「座ったままで失礼いたします」と一言を添えれば問題ありません。

自分から名刺を差し出す場合のみのパターン

自分から名刺を差し出す場合のみのパターン
まず、自分から名刺を差し出す場合のみのパターンです。

自分の名刺入れから丁寧に名刺を取り出し、自分の名刺入れの上で「相手が読める方向」で名刺を持ちます。(名刺入れと名刺の間に人差し指を入れて浮かしおき、相手が取りやすい状態にします。)

訪問した側から先に「〇〇株式会社の〇〇と申します。宜しくお願いいたします。」と名乗って軽く頭を下げてから、名刺入れ上で名刺を持っている形のまま胸の高さで両手で名刺を差し出します。

相手から名刺を受け取る場合のみのパターン

相手から名刺を受け取る場合のみのパターン
次に、相手から名刺を受け取る場合のみのパターンです。

相手が名刺を差し出してきたら名刺入れを持って「頂戴いたします。」と言い、胸の高さで両手で「名刺を指で隠さないように名刺の端をもつ」ようにして、名刺入れの上で名刺で受け取ります。

受け取った時に「〇〇様ですね。」と相手の名前を確認しますが、聞き取れなかったり読み方がわからない場合は「恐れ入りますが、何とお読みすればよろしいでしょうか?」と尋ねましょう。

この場で相手の名前を確認することは失礼にあたりませんが、その後に名前を間違ってしまっては失礼になってしまいますので気をつけてください。

相手の名刺を持ったまま話をするときは、胸の位置より下に名刺を下げないようにし、できるだけ両手で持ち続けますが、身振り手振りや席にご案内するなどの事情があれば片手になっても問題ありません。

自分と相手が同時に名刺交換する場合のパターン

自分と相手が同時に名刺交換する場合のパターン
自分と相手が同時に名刺交換する場合のパターンです。

名刺を取り出すタイミングはほぼ同時に行いますが、会社名と名前は訪問した側(または目下側)から先に名乗ります。

右手に自分の名刺を相手の読める方向にして持ち、左手に名刺入れが開く側を自分の方向にして持ちます。

そのままの状態でお互いに「右手で自分の名刺を差し出し」「左手で相手の名刺を名刺入れを座布団にして受け取る」ようにします。

この時に、一般的には訪問した側(または目下側)は相手の名刺より上にならないように相手より下から渡しますが、相手も下から渡そうとした場合は同じ程度の高さになるように調整して名刺を交換します。

(「いやいやいや!」とお互いにどんど下に下がっていくのはNGです。)

名刺交換で複数人いた場合の順番

名刺交換で複数人いた場合の順番として、「相手側が複数の場合」「自分側が複数の場合」「自分側と相手側が複数の場合」の3つのパターンがあります。

多人数の名刺交換のマナーは難しいと感じるかもしれませんが、基本さえわかれば特に難しいことはありません。

相手側が複数の場合の名刺交換

相手側が複数の場合の名刺交換
まず、相手側が複数の場合の名刺交換のパターンです。

自分側は一人ですが、相手側が複数いる場合に名刺を渡す順番は「偉い人から」渡していきます。(偉い人とは、お客様のなかで役職者など立場が上の方のことです。)

例えば、相手が「部長」「課長」「一般社員」がだった場合、自分は「部長」から名刺を渡していき、「部長」との名刺交換が終われば「課長」「一般職」という順番で名刺交換していきます。

複数人受け取る場合のポイントとして、最初に受け取った名刺は、次の相手と名刺交換をするまえに名刺入れの下で指で挟んでから、次の相手と名刺交換をしていき、これを繰り返します。

自分側が複数の場合の名刺交換

自分側が複数の場合の名刺交換
次に、自分側が複数の場合の名刺交換のパターンです。

自分側が複数人で相手側が一人の場合に名刺を渡す順番も同様に「偉い人から」渡していきます。

例えば、自分側が「上司の課長」と「一般職の自分」だった場合、「上司の部長」から相手と名刺交換をしていき、「上司の部長」が名刺交換が終われば「一般職の自分」という順番で名刺交換していきます。

自分側と相手側が複数の場合の名刺交換

自分側と相手側が複数の場合の名刺交換
最後に、自分側と相手側が複数の場合の名刺交換のパターンです。

自分側が複数人で相手側も複数人の場合に名刺を渡す順番も同様に「偉い人から」渡していきます。

例えば、自分側が「上司の課長」と「一般職の自分」だった場合、相手が「部長」「課長」がだった場合、「上司の課長」が「相手の部長」から名刺交換していき、名刺交換が終われば「上司の課長」が「相手の課長」という順番で名刺交換していきます。

その次に「一般職の自分」が「相手の部長」から名刺交換していき、名刺交換が終われば「一般職の課長」が「相手の課長」という順番で名刺交換していきます。

名刺交換で受け取った名刺の取り扱い方

名刺交換で最も大切なことは、名刺の扱い方に気を配ることです。

名刺は「名前、会社名、役職、電話番号、メールアドレス、仕事内容、企業理念」など、さまざまな情報が記載されています。

また最近は顔写真や似顔絵入りの名刺も珍しくありませんし、社会人にとって名刺は自分の分身そのものです。

そのため名刺を軽く扱ったりすると、相手自身も軽く扱われたような気がしますので、名刺は相手そのものだと経緯を渡すれずに丁寧に取り扱いましょう。

名刺交換の商談時の名刺の置き方

名刺交換の商談時の名刺の置き方
名刺交換の後に商談がある場合は、名刺交換が終われば商談スペースで席に座って商談をしますが、相手が一人の場合は、名刺は名刺入れの上に置き、自分から見て左側に置くのがマナーです。

相手が複数人の場合は、名刺は自分から見た相手の座席の位置に沿って置いていき、一番偉い人の名刺を名刺入れの上に置きます。

名刺交換の商談後の名刺の片づけ方

名刺交換の商談後の名刺の片づけ方
商談が終わったあとは相手の名刺を偉い人から順番に1枚ずつ丁寧にまとめていきます。

その後、「名刺を頂戴いたします。」と一言お礼を伝えてから名刺入れにいれていきます。

名刺交換のQ&A

基本的な名刺交換を解説してきましたが、細かいQ&Aについて回答していきます。

相手から名刺を先に出された場合はどうするの?

名刺交換で名刺をスムーズに取り出せず、目上の方から先に差し出される場合もあります。

このとき、すぐに自分の名刺を取り出せない場合は、相手を待たせるのはかえって失礼に当たりますので、「恐縮でございます。」と一言気持ちを伝えて丁寧に受け取ります。

自分の名刺を取り出したら、「申し遅れてしまい、大変失礼いたしました」と深いお辞儀と言葉を添えて名刺を差し出し、丁寧に名刺を渡します。

名刺を切らしてしまった場合はどうするの?

訪問してから名刺が切れていることに気づいたら「名刺を切らしてしまい、申し訳ございません。と丁寧にお詫びし、「会社名・肩書・名前」を名乗ります。

帰社したあとはお詫びとお礼の言葉を添えた文書を同封し、名刺を郵送することが一般的なマナーですが、対応が早ければ失敗のフォローだけでなく好印象になる可能性もあります。

自分の分身である名刺を切らすことは社会人として致命的ですので、名刺が切れることがないように定期的に名刺を補充しておきましょう。

私の場合は2パターンで、「20枚を上限にして終業後に減った枚数分だけ補充する」か、「随時名刺が減った分だけ補充する」ようにしています。

また、念のため商談用のシステム手帳にも「5枚」自分の名刺を忍ばせています。

名刺交換しただけで商談がない場合はどうするの?

名刺交換しただけで商談がない場合は、会話が終わる最後に「名刺頂戴いたします。」とお礼を言ってから、名刺入れに入れていきます。

このようなケースは「セミナーなどでの名刺交換」や「飛び込み営業をしたとき」などが多いです。

まとめ

名刺交換のやり方と手順について解説してきましたが、いかがだったでしょうか。

最初は不慣れな名刺交換は緊張してしまうかもしれませんが、何度も繰り返し経験することで意識しなくてもできるようになっていきます。

ビジネスマナーの基本を知ってしっかりと「できるビジネスマン」になっていきましょう。







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