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プレゼンを成功させる秘訣はリハーサルが9割|話し方・伝え方・資料の作り方のコツを合わせて解説

皆さんプレゼンで悩んでいる人も多いのではないでしょうか。

例えば「本番ですごく緊張してしまう」という人もいれば「話し方ってどうしたらいいんだろう」と悩んでいる人もいるでしょうし、「資料作成がうまくいかない」など様々な悩みがあるかと思います。

そこで、今回は「プレゼンを成功させる秘訣」である「プレゼンの本質」や「プレゼン資料の作成のコツ」、「話した方のコツ」や「伝え方のコツ」をそれぞれ解説していきます。

プレゼンを成功させる秘訣

プレゼンを成功させる秘訣はプレゼンの本質を捉えておく必要があります。

プレゼンには「話し方のコツ」や「伝え方のコツ」、「資料作成のコツ」、「緊張しないコツ」など様々な細かいテクニックはありますが、そもそも「プレゼンの本質」ができていなければ活きてきません。

まず、プレゼンの本質である「目的を明確にする」「聞き手を想定する」「リハーサルをする」ということをそれぞれ解説していきます。

プレゼンの目的を明確にする

皆さんはなぜプレゼンをするのか目的を明確に持っているでしょうか?

プレゼンの目的を明確に答えられる人に関しては問題ありませんが、プレゼンの目的を明確に答えられない人に関しては「なぜ自分がプレゼンをするのか?」を今一度考えてみていただきたいです。

プレゼンの目的は、自分の主張や提案によって聞き手の行動を促すことであり、プレゼンを行うことによって「誰」に「どんな行動」をとってほしいのか目的を意識することが大切です。

例えば、営業であればお客様に商品の説明をして「お客様にメリットやデメリット」など色んな情報をお伝えして商品に興味を持っていただき、最終的にお客様にご購入いただくというところがゴールですよね。

また、社内プレゼンであれば決裁者にプレゼンを行うことで理解してもらい、承認を得て実施するというところがゴールになりますよね。

このようにプレゼンの目的を明確にし「誰」に「どんな行動」をとって欲しいのか目的を決めることで、「どのような内容」を伝えるべきかのかが明確になり、「資料作成」や「話し方」を決めることができます。

プレゼンの聞き手を想定する

プレゼンを「どのような人に行うのか?」聞き手のことを考えたことはあるでしょうか?

そもそも、資料作成や話し方は「どのような人にプレゼンを行うのか」聞き手によって大きく変わるはずです。

例えば、社内であれば「従業員」に対しては詳細に説明すべきですし、「上司」に対しては自分の業務を把握されている前提で、大きな決断に至るまでの必要な情報をお伝えして承認を得ていくことが大事ですよね。

「社長」になってくると事細かに話したとしても「そんな詳細に話されてもよくわらない」となってしまう可能性は高いので、大事な部分をしっかりと簡潔に伝えるようにする必要がありますよね。

情報量を多く話しても「そんなに時間がないから簡潔に話してくれ」と言われてしまう可能性もあるでしょうし、「従業員」「上司」「社長」というように社内だけでも全く異なるんです。

個人様に対しても同様で「年齢」「性別」「職業」「家族構成」などなど、知識量や考えていることはそれぞれ異なりますので、伝え方や話し方も変えていかなければなりません。

このようにプレゼンは聞き手を想定することで、あらかじめ準備する「資料の内容」や「伝えるべき内容」にも活かすことができ、プレゼンの本番では「どのような話し方をするか」も考えていくことができます。

プレゼンのリハーサルをする

皆さんはプレゼンをする前にリハーサルをしていますか?

リハーサルは非常に重要で「プレゼンを成功させる秘訣の9割はリハーサルにかかっている」といっても過言ではありません。

「驚異のプレゼン力で有名なステーブジョブズさん」も、プレゼンの本番2週前には準備が終わり、そこから話し方や演出などをひたすら練習し、さらに前日には本番と全く同じ環境で1日2回以上のリハーサルをしてから本番に挑むということをしています。

そこまで準備をするからこそ、あれだけ素晴らしいプレゼンをできるということですが、大事なことは「反復練習」であり、何度も繰り返して練習を行うことで「あたり前のように話せる状態にする」ということです。

ただ、そこまでの準備はハードルが高いかと思いますので、最低限「3回以上、かつ、3人以上」を目安に練習を行うと成功率がグッと上がります。

「3回以上」反復練習を行うことで「言葉がスラスラと出てくる」ようになり、「3人以上」にプレゼンを聞いてもらうことで「客観的な意見を取り入れる」ことができます。

「話している内容がわかりにくくないか」「難しい言葉を使ってないか」「長くしゃべりすぎてないか」など客観的な意見を取り入れてから本番に挑むことで、プレゼンの成功率を上げていくということです。

プレゼンが上手い人の話し方のコツは5つの基本を意識する

そもそもどうやって話したらいいか話し方に悩まれている方も大井ですよね。

プレゼンが上手い人の話し方のコツは5つの基本を意識することが大切ですが、5つのポイントをそれぞれ解説していきます。

声の大きさは「一番後ろの席の人にメッセージを届ける」ようにする

まず、1つ目の声の大きさについてですが、皆さんどれくらいの声の大きさで話せばいいんだろうと悩んだことありませんか?

よく言われているのは「とにかく大きな声でハキハキと話す」ということはよく教えられていますが、それが「どれくらいか」という目安に関して教えられることはほとんどないですよね。

そこで、声の大きさについて一つ意識して欲しいことは「一番後ろの人にメッセージを届けることができるくらいの声の大きさで話す」ということです。

プレゼンは様々な場所で行うことがあり、「とても大きな会場」もあれば「個室ぐらいの小さい部屋」で行うこともあります。

「個室ぐらいの小さい部屋」で距離がめちゃくちゃ近いのに「かなり大きな声」で話されたら聞き手は苦痛でしかないですし、反対に「とても大きな会場」なのに前にいる人しか聞き取れないような声の大きさで話してもいけないということです。

なので、「声の大きさ」はケースバイケースで変わりますが、絶対的に意識すれば良いのが「一番後ろの人にメッセージを届けることができるくらいの声の大きさで話す」ことを意識すると、自然に適切な声の大きさで話すことができるということです。

話すスピードは「自分で遅いかな?」というくらいにする

次に、2つ目の話すスピードについてですが、どれぐらいのスピードで話せばいいんだろうと悩むことは多いかと思います。

私も最初はとても悩んでおりましたが、試行錯誤を繰り返し、他の方のプレゼンなどを研究した結果、絶対的に目安とした方がいいポイントが「自分で遅いかなと思うくらい話す」ということです。

実は「話すスピードが自分では遅いかな?」という感覚が「聞き手にとっては丁度よく聞こえる」、逆に「話すスピードが自分では速いかな?」という感覚が「聞き手にとっては早口に聞こえる」のです。

実際にスマホで自分のプレゼンを録音して聞いてみるとよくわかるのですが、録音したものを客観的に聞いてみるとより感覚がつかみやすいですし、話すスピードの目安がわかれば、プレゼン中も意識して話しやすくなりますのでおすすめです。

言葉の強弱は「重要な箇所を強くする」ようにする

次に、3つ目の言葉の強弱についてですが、重要な箇所は言葉を強くするということがポイントです。

よくあるのが、全ての言葉を同じトーンで話してしまう棒読み状態になっている場合も多く見受けられますが、聞き手は「何が重要なところなのか」がわかりません。

そのため、話す言葉で表現する際には「重要な箇所を強くする」ことによって、聞き手にとってもアクセントとして印象に残るので伝えやすくなります。

ただ、「重要な箇所を強くする」ためには「自分がどんなメッセージを伝えたい」のか、「どこを重要だと思っているか」のか意識を持っておく必要がありますが、プレゼンの内容をちゃんとをおさえておけば、言葉の強弱はすごくやりやすくなります。

是非、「重要な箇所を強くする」ことを意識して話しましょう。

語尾は「はっきりと言い切る」ようにする

次に、4つ目の語尾についてですが、「はっきりと言い切る」ようにするのがポイントです。

様々なプレゼンを見てきましたが、意外と語尾の部分が「ゴニュゴニョゴニョ・・・」とトーンダウンしがちな人が多く見受けられました。

これは聞き手から見ると「言いづらいことだったのかな」や「自信なさそう」などの印象を持たれてしまいますので、そうならないように語尾は「必ず言い切る」ということがすごく大事なんです。

語尾は「必ず言い切る」だけで、聞き手から見れば「すごく自信を持ってそう」という印象を与えることができます。

また、語尾を「言い切る」ことによって話の区切りをつけることができるので、聞き手側も「聞く姿勢」の切り替えがしやすくなります。

メリハリは「話が変わる部分で間をあける」ようにする

最後に、5つ目のメリハリについてですが、「話が変わる部分で間をあける」ようにするのがポイントです。

よくプレゼンで「同じトーンで隙間なく話している」人を見かけますが、聞き手にとっては退屈でしかなくどこが重要なのかもわかりませんので、ちゃんとメリハリをつけるのが大切です。

メリハリをつけるポイントとしては、文章で言う「、(てん)」や「。(まる)」にあたる部分、もしくは話の内容が変わる部分で間を空けることでメリハリをつけるということです。

ただ、プレゼンをする側にとって上記のポイントで「間を空ける」ということは心理的にも怖いと思う方は多いかと思いますが、その場合はスマホで録音して客観的に聞いてみましょう。

間を空けることでメリハリをつけることによって聞き手に重要な部分を印象に残したり、話の内容が切り替わるなどを感じ取らせて聞き手の情報を勝手に整理させることができます。

プレゼンの伝え方のコツは4つのルールを守る

プレゼンの伝え方が「どうやって伝えたらわかりやすく伝わるんだろう」と悩んでませんか?

実はプレゼンの伝え方に関しては、わかりやすい伝え方の構成であるテンプレートが存在しており、代表的なテンプレートは「SDS法・PREP法・DESC法・FABE法・TAPS法」などがあります。

そのなかでも「PREP法」が起承転結でロジカルのある伝え方の構成になっており、かつ、訴求力のある伝え方の構成でもあるので、プレゼンテーションに非常にマッチしています。

そこで、「PREP法」の4つのポイントをそれぞれ解説していきます。

結論から話す~起~

まず、1つ目の結論から話すについてですが、「必ず一言で言い切る」ということがポイントです。

ただ、結論から話す時によく見かけるのが「他にごちゃごちゃと言葉をつけ足してしまう」場合がありますが、言葉が付け足されるたびにわかりずらくなっていきます。

結論から話すことによって聞き手側にとっても「これから何について話されるのかを理解することができる」ので、「必ず一言で言い切る」ということも意識しましょう。

理由を話す~承~

2つ目の理由を話すについてですが、これは箇条書きをイメージするのがポイントであり、その理由を並べるときには「2つから5つまでにまとめる」ということが大切です。

一つだけだと「あれ?理由少なすぎない?」となりますし、逆に6個以上あると「覚えられない」ということになるので、3つがベターですが「2つから5つまでにまとめる」ようにしましょう。

理由の詳細を話す~転~

3つ目の理由の詳細を話すについてですが、取り上げた理由を1つずつ順々に詳細を話していくということです。

この理由の詳細を話すときに理由の詳細と合わせて具体例を一つ挙げることで、聞き手がイメージしやすくなり、話している内容を理解しやすくなります。

ただ、あまりにも具体例を出し過ぎると聞き手も覚えられないので、具体例を挙げる場合は多くても2つまでに絞ることが大切です。

結論の再提示~結~

最後に4つ目の結論の再提示についてですが、そのままの通り結論をもう一度話してプレゼンを締めくくります。

最後に結論を話すことで聞き手に今まで何について話してきたのかを思い出させるためでもあり、結論と理由を振り返り情報を整理することにより、聞き手の理解がより深めることができます。

プレゼンの目的は、自分の主張や提案によって聞き手の行動を促すことであり、プレゼンの最後に結論の再提示を行うことによって「誰」に「どんな行動」をとってほしいのかを訴求することができます。

プレゼン資料の作り方のコツは4つの基本を守ること

伝え方について解説をさせていただきましたが、それを資料へ落とし込むのが資料作成のポイントになります。

プレゼン資料の作り方は様々な細かいテクニックはありますが、そもそもこの4つのポイントを守っていれば、相手に伝わりやすく、かつ、デザインの良い資料を作ることができます。

ここでは、その4つのポイントを一つずつ解説させていただきます。

1スライド1メッセージ

1つ目のポイントは「1スライド1メッセージ」という原則ですが、そのなかでも必ずおさえていただきたいポイントは「伝えたいことは短くシンプルにする」ということです。

プレゼンをしている間のの聞き手の状況は「聞く」「読む」という二つの作業をしなければいけない状況であるため、どちらも忙しい状況はできるだけ避けるべきです。

そもそもプレゼンは話して相手に伝える場であるため、プレゼン資料で聞き手の目に与える情報は「とにかく短くシンプルに」するべきだということです。

プレゼン資料の情報が少なくて不安だという場合は、補足情報があれば話して伝えれば良いということです。

誰にでも伝わる言葉を使う

2つ目のポイントは「誰にでも伝わる言葉を使う」という原則ですが、そのなかでも「小学6年生に話すに伝える」ことを前提に「小学6年生が分かるような言葉を使う」を基準にするということです。

例えば、聞き手にとって分からない横文字や専門用語を使ったりしてしまうと、聞き手は話が全くわからないという状態になってしまい、そもそもプレゼンの意味がありません。

そのため、聞き手を想定して「誰にでも伝わる言葉を使う」というのがどれだけ重要かということを理解する必要があります。

また、アメリカのマーケティングの巨匠は「小学6年生」、アメリカの科学的なマーケティングの先駆者は「小学3年生」の方に読んでもらい、少しでもわからなかった文章はすべて修正したりしているほどです。

ただ、ケースバイケースで社内プレゼンで共通言語として全員がわかるという確信があれば、難しい言葉を使用しても問題ありません。(それを社外プレゼンで当たり前のように使ってはいけませんが。)

できるだけ図解を入れる

3つ目のポイントは「できるだけ図解を入れる」原則ですが、ポイントは2つあります。

一つ目は「言葉はイメージと結びついている」ということですが、人は相手が話していることを一度頭の中でイメージして、そのイメージと言葉を紐づけています。

例えば、相手が「リンゴ」と言った場合、頭の中で「リンゴ」をイメージしてその言葉を受け立ってるということです。

ということは「図解」を入れると「その言葉を理解していただきやすくなる」ということです。

二つ目は「テキストと画像を並列にした場合は画像を左側にする」ということですが、テキストと画像があった場合、人の目の動きは画像に誘導されます。

ということは「目線の動きに合わせる必要がある」ということなので、広告業界でよくいわれている目線の動きである「Fの法則/Zの法則」はどちらも「目線の動きは左から右」となります。

そのため、画像に関しては左側に寄せることで、自然な目の動きになるのでストレスなく資料を見てもらいやすくなります。

レイアウトを整える

ここまでできていればプレゼン資料は90%完成しているので、あとはレイアウトを整える最低限守るべき4つのポイントを整えるだけです。

一つ目は「メインカラー/アクセントカラーを決める」ということですが、資料の見た目はシンプルにしながらも重要なポイントにアクセントを入れることで資料が見やすくなります。

二つ目は「文字や画像は均一・等倍にする」ということですが、文字であればフォントサイズを箇条書きは12PTにする、見出しは18PT(1.5倍)にする、タイトルは27PTにする(1.5倍)ことで視認性がよくなります。

また、画像も同様で画像サイズを均一にしたり、画像を並べる時は間隔を統一して平行に並べるなど行うということです。

三つ目は「Fの法則/Zの法則(目の動き)を意識する」ということですが、基本的に目は左から右へ、左の端から下へという動きをしていますので、プレゼン資料は左寄せで作成するのが基本です。

また、「Fの法則/Zの法則」のどちらも左上が一番見られやすいポイントですので、「左上に一番重要なメッセージを置く」というのがポイントです。

四つ目は「グルーピングをする」ということですが、伝えたいことを一つのまとまりとしてわかるように「文字の大きさ・段落・行間・改行・余白」などを整えるということです。

ここまでのレイアウトを整える最低限守るべき4つのポイントを守るだけで、聞き手に伝わりやすいすっきりと見やすい視認性の良いデザインになります。

まとめ

プレゼンについてノウハウを解説してきましたが、いかがだったでしょうか。

仕事だけでなくプライベートでもプレゼンを行う機会が多々あるかと思いますので、プレゼンスキルは身に着けておいて損をすることはないといっても過言ではないかと思います。

是非、プレゼンを成功させるためにも、プレゼンの「本質」「話し方」「伝え方」を意識して取り組んでいきましょう。







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